Hintergrund: Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung?

Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit anderen EU-Mitgliedstaaten und Drittländern, in denen die E-Rechnung bereits als Standard gilt. Dahinter steht u. a. die ViDA-Initiative der Europäischen Kommission, die langfristig ein elektronisches Meldesystem (Umsatzsteuer) vorsieht. Das bedeutet:

• Ab 2025 wird für inländische (B2B-)Rechnungen schrittweise die E-Rechnungspflicht eingeführt.
• Parallel wird das Konzept eines Meldesystems entwickelt, das mithilfe der Daten aus den elektronischen Rechnungen arbeiten soll (Umsetzung ab frühestens 2028).

Was ist eine E-Rechnung nach neuem Recht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Daten-Format (nach EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Formate wie reine PDFs, TIFFs, JPGs oder DOCX-Dateien gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes – sie werden künftig als „sonstige Rechnungen“ eingestuft.

Beispiele für zulässige E-Rechnungsformate:

• XRechnung (weit verbreitet, besonders in der öffentlichen Verwaltung)
• ZUGFeRD (hybrides Format, PDF + XML)
• Factur-X (in Frankreich gängiges hybrides Format)
• EDI-Verfahren (befristet zulässig, sofern bestimmte Voraussetzungen zur Norm-Kompatibilität erfüllt sind)

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich: Alle Unternehmer, die steuerbare Lieferungen und Leistungen (B2B) im Inland erbringen, sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn sie unternehmerisch tätig sind (Haupt- oder Nebenerwerb).

• Inland bedeutet: Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland (bzw. Wohnsitz).
• Nicht betroffen sind:
  • Rechnungen an Privatkunden (B2C)
  • Grenzüberschreitende B2B-Umsätze
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
  • Bestimmte steuerbefreite Umsätze (z. B. § 4 Nr. 8–29 UStG)

Was ist mit Kleinunternehmern (§ 19 UStG)?

Durch das Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) sind Kleinunternehmer explizit von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen befreit. Das heißt, sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, können aber natürlich freiwillig.

Achtung: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen (ab 1. Januar 2025) gilt trotzdem auch für Kleinunternehmer. Sie müssen also in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Übergangsfristen: Schrittweiser Umstieg bis 2028

Um den hohen Umsetzungsaufwand für Unternehmen zu berücksichtigen, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen bis 2027 vorgesehen. Erst ab 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend. Dabei unterscheidet man verschiedene Stufen:

Empfangspflicht vs. Ausstellungspflicht

• Empfangspflicht: Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – selbst wenn sie selbst (noch) keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
• Ausstellungspflicht: Greift grundsätzlich auch ab 1. Januar 2025. Doch: Wer die Übergangsregeln in Anspruch nimmt und noch Rechnungen im „alten“ Format (Papier/PDF) stellt, benötigt die Zustimmung des Empfängers (außer Kleinunternehmer, die gänzlich ausgenommen sind).

E-Rechnungen kostenfrei sichtbar machen: Neues Online-Tool der Finanzverwaltung

Viele Unternehmen wünschen sich eine einfache Visualisierung von E-Rechnungen im XML-Format. Die Finanzverwaltung hat darauf reagiert und stellt über das Portal ELSTER.de ein kostenfreies Online-Tool zur Verfügung. Mit diesem sogenannten Viewer können E-Rechnungen hochgeladen und anschließend in lesbarer Form angezeigt werden – ideal, um den Inhalt einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei zu prüfen, ohne eine spezielle Software kaufen zu müssen.

Was ändert sich im Detail?

1. Umgang mit neuen und alten Formaten

   • E-Rechnung (EN 16931-konform): Ohne Zustimmung des Empfängers einsetzbar.
   • Sonstige Rechnung (Papier, PDF, JPG, etc.): Nur mit Einverständnis des Empfängers erlaubt, wenn man sich auf eine Übergangsregelung berufen kann (z. B. bis Ende 2026 bzw. 2027).
   • EDI-Verfahren: Befristet ebenfalls noch zulässig (bis Ende 2027) und nur mit Zustimmung des Empfängers.

2. Neue Begrifflichkeiten

   • Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Strukturiertes Format nach europäischer Norm.
   • Sonstige Rechnung: Alle nicht strukturierten Formate (Papier, PDF usw.).

3. Aufbewahrungspflichten (GoBD)

   • Die Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) bleibt bestehen.
   • Wichtig: Die E-Rechnung muss im ursprünglichen, strukturierten Format unverändert aufbewahrt werden (zusätzliches PDF reicht nicht aus).

Konkrete Tipps für kleine und mittelständische Unternehmen

• Empfangsbereit werden (ab 2025 Pflicht!)

  • Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) direkt importieren kann.
  • Stellen Sie sicher, dass eingehende Rechnungen auf Schadsoftware geprüft werden, bevor Sie sie ins System laden.

• Ausstellung prüfen

  • Möchten (oder müssen) Sie ab 2025 bereits E-Rechnungen ausstellen? Oder benötigen Sie eine Übergangsregelung (Papier/PDF) mit Zustimmung?
  • Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnung ausstellen, können aber freiwillig und profitieren dann evtl. von schnellerer Rechnungsverarbeitung bei Ihren Geschäftspartnern.

• Systeme & Prozesse anpassen

  • Software-Check: Nutzen Sie bereits eine aktuelle Version Ihrer Buchhaltungs- oder Faktura-Software, die E-Rechnungen erzeugt?
  • Automatisierung: Überlegen Sie, wie Sie das Rechnungseingangs- und Freigabeverfahren digitalisieren können (z. B. Dokumentenmanagementsysteme).

• Übergangsfristen kennen

  • 2025/2026: Sonstige Rechnungen weiter erlaubt, aber Zustimmung des Empfängers erforderlich.
  • 2027: Kleine Unternehmen (< 800.000 € Umsatz) dürfen weiterhin Papier/PDF nutzen.
  • Ab 2028: Ausschließlich E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Geschäfte.

• Archivierung sicherstellen

  • Sorgen Sie für eine GoBD-konforme Archivierung: manipulationssicher, vollständig, jederzeit lesbar.
  • Vergessen Sie nicht, dass das Original-Format (XML) archiviert werden muss.

• Sicherheit und Datenschutz

  • Der digitale Rechnungsaustausch birgt Gefahren durch Cyberangriffe oder Phishing-Mails mit Schadsoftware.
  • IT-Sicherheitsmaßnahmen und Mitarbeitersensibilisierung sind wichtiger denn je.

Das Wichtigste auf einen Blick

• E-Rechnung wird zur Norm: Ab 2025 startet die Pflicht schrittweise, bis spätestens 2028 wird sie endgültig Standard im inländischen B2B-Geschäft sein.
• Empfangspflicht ab 2025: Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Ausstellungspflicht mit Übergangsregeln: Kleinunternehmer sind generell befreit. Andere dürfen bis Ende 2026 (bzw. 2027 bei <800.000 € Umsatz) noch auf Papier/PDF setzen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
• Technische Vorbereitung: Prüfen Sie zeitnah Ihre Software, Archivierung und Sicherheitskonzepte.
• Neuer kostenfreier E-Rechnungs-Viewer: Über ELSTER.de können E-Rechnungen im XML-Format hochgeladen und visualisiert werden – eine große Erleichterung für alle, die nur gelegentlich E-Rechnungen prüfen.